¿Quieres disminuir los inconvenientes y malos entendidos? ¡Instrucciones claras, entonces!

En muchas circunstancias en mi vida he cometido muchos errores "sin querer queriendo" como dicen en un famoso programa de TV.

No hay nada más frustrante para mí que el hecho de haber cometido un error; causar demora en la entrega de un proyecto; faltar a la confianza de una persona o producir resultados que no eran los esperados.

Por otra parte también me ha pasado que doy instrucciones para que se ejecuten y entonces soy espectador asombrado de cómo los resultados fueron exactamente lo contrario de lo que necesitaba o de cómo las personas aplicaron su propia versión de lo que les había transmitido.

En ambos escenarios se ilustra un concepto que no es valorado por la mayoría de las personas – no vamos a decir ejecutivos o personal administrativo, ya que somos de la firme convicción de que esto aplica en todas las facetas de cualquier persona – y por ello los resultados al final no son los esperados: el de dar instrucciones simples y directas; y el de asegurarse de que los receptores hayan asimilado las mismas; que las tengan claras y estén en sintonía con la intención de quién dicta la instrucción.

1. Las instrucciones tienen que ser simples: las instrucciones que se den DEBEN ser sencillas y simples, de manera que ameriten el menor esfuerzo posible por parte del receptor para su comprensión.
   También es importante asegurarse de que el encargado de ejecutar la misma tenga la capacidad anímica, académica y cultural para poderla llevar a cabo.
   
   
2. Las instrucciones tienen que ser directas: las mismas no se deben prestar a interpretación, sino que deben contener todas las posibilidades que se puedan presentar; de manera que el receptor no tengo que aplicar – dentro de lo posible, por supuesto – su propio criterio para llevarlas a cabo, ya que ello puede ir en contra de la intención original de las mismas.

3. Hay que asegurarse que el receptor tenga claro el concepto de la instrucción: es muy importante que después de dar una instrucción nos aseguremos que el receptor está claro en lo que se desea y en todas las consecuencias que puede acarrear el hecho de no ejecutarlas al pie de la letra.
   Se puede utilizar el método que prefiera el emisor de la instrucción, pero el más adecuado es un breve interrogatorio por medio del cual se pueda detectar cualquier confusión o mala interpretación de la intención original.

4. Las instrucciones se deben dar, preferiblemente, por escrito: con ello ayudamos a lo planteado en los puntos inmediatamente anteriores, ya que como reza el dicho “Las palabras se las lleva el viento”.
   Debemos fomentar en las personas en nuestro entorno el hábito de apuntar, ya que el simple hecho de escribir algo que se nos transmite ayuda a la comprensión de lo que se nos está diciendo.
   Si nos acostumbramos a solo DECIR las instrucciones y no a APUNTARLAS aumentamos las posibilidades de que se desvíen de las mismas y se malogre el resultado final y esperado.

Con seguir éstos simples consejos nos ahorraríamos múltiples dolores de cabeza; enojos y frustraciones y podríamos asegurarnos de obtener los resultados esperados.

Dixi

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